Kategorie
Porady

Kwarantanna książek w SowaSQL

Informujemy, że w Wypożyczalni systemu SowaSQL* uruchomiona została funkcja, która pozwala rejestrować zwrot wypożyczonych materiałów wraz z poddaniem ich kwarantannie.

Kliknięcie przycisku [Zwrot], a następnie wybór trybu [Kwarantanna] powoduje, że przyjmowany egzemplarz jest blokowany, a jego status w OPAC wskazuje na brak możliwości wypożyczania i rezerwowania. Wstrzymywana jest też realizacja ewentualnego zamówienia tego egzemplarza, nie jest wysyłana informacja (email, sms) o możliwości jego odbioru.

Dla ułatwienia pracy, na stanowisku zapamiętywany jest ostatni tryb zwrotu [Stan dobry] [Kwarantanna], który traktowany jest jako domyślny. Stan ten sygnalizowany jest wyróżnieniem przycisku i informacją widoczną w pasku tytułowym programu. Dzięki temu przy przyjmowaniu kolejnych materiałów nie będzie konieczny każdorazowo wybór trybu zwrotu.

W programie Wypożyczalni, przy egzemplarzu przyjętym w trybie [Kwarantanna], prezentowana jest informacja o dacie wstrzymania wypożyczania. Identyfikator i sygnatura prezentowane są w kolorze czerwonym. Rezerwacja egzemplarza w OPAC jest zablokowana, zamówienia mogą być aktywne. Dodatkowo lista egzemplarzy przyjętych w powyższym trybie jest widoczna w programie Obsługi Inwentarzy w zakładce [Zablokowane]. Możliwe jest też przygotowanie zestawienia do wydruku.

Odblokowanie egzemplarza – wprowadzenie ponownie do obiegu – może nastąpić zarówno w programie Wypożyczalni jak i Obsługi Inwentarzy, po jego wskazaniu i kliknięciu przycisku [Udostępnij]. 

Informujemy ponadto, że biblioteki wykorzystujące wrzutnie RFID mogą zgłaszać prośbę o ustawienie automatycznego kierowania zwróconych książek na „kwarantannę”.

*) dotyczy bibliotek, które wykorzystują program Wypożyczalni w systemie SowaSQL i zaktualizowały system do najnowszej wersji.

Kategorie
Porady System Sowa

Bezpieczeństwo to podstawa – loginy i hasła w SowaSQL

W związku z wymogami Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (GDPR, RODO), wystąpiły ważne zmiany w modułach „Obsługi wypożyczeń” i OPAC.

W programie Obsługi wypożyczeń z formularza zapisu i edycji danych czytelnika zostało usunięte dotychczasowe pole „hasło”, w którym bibliotekarz mógł „ręcznie” zmieniać hasło czytelnika. Zamiast tego wprowadzone zostały mechanizmy umożliwiające generowanie losowych haseł jednorazowych, których treść znana jest tylko czytelnikowi.

W katalogu on-line biblioteki wprowadzono pole „login”, które służy czytelnikowi do logowania się do konta. Początkowo treść tego pola nadaje bibliotekarz w trakcie zapisu do biblioteki, pod warunkiem, że czytelnik nie zarejestruje się sam w OPAC. Bibliotekarz nie ma jednak możliwości zmiany loginu czytelnika. Może to zrobić tylko czytelnik – samodzielnie, przy pomocy katalogu WWW. Login musi być unikalny (jest to kontrolowane) i powinien składać się z małych liter i/lub cyfr, opcjonalnie z podkreślnika. W szczególności pole „login” musi być wypełnione dla czytelników, którzy nie posiadają adresu e-mail.

W menu Zestawienia dodano ponadto nową funkcję, której celem jest ustawienie czytelnikowi jednorazowego hasła dostępu do OPAC i nadania go emailem (lub wygenerowania wydruku).

Jak działa nowa funkcja generowania haseł?

Jeśli w trakcie zapisu do biblioteki, czytelnik poda swój adres email, który bibliotekarz zarejestruje w module Obsługi Wypożyczeń, to system automatycznie wygeneruje hasło do konta w OPAC i prześle je czytelnikowi. Hasło to nie ukaże się na ekranie monitora; nie będzie też w żaden sposób widoczne dla bibliotekarza.

Jeśli czytelnik nie podał do tej pory adresu email, który został zarejestrowany w systemie bibliotecznym lub zapomniał hasło dostępu do konta w OPAC, a chciałby uzyskać do niego dostęp, to bibliotekarz może wygenerować mu nowe, jednorazowe hasło.

W tym celu, w menu Zestawienia, które jest dostępne w module Obsługi Wypożyczeń, należy kliknąć w Jednorazowe hasło czytelnika, wskazać czytelnika w bazie danych poprzez wpisanie jego numeru (barkod), a następnie zaznaczyć pole Usuń aktualne hasło i wygeneruj jednorazowe hasło i kliknąć Wykonaj. W wyniku tego działania, system biblioteczny automatycznie wyśle tymczasowe hasło do konta OPAC na zarejestrowany w systemie SowaSQL adres email czytelnika.

Szybkie wykonanie tej operacji odbywa się w momencie kliknięcia w ikonkę „bombki”, umiejscowionej w oknie informacji o czytelniku (obok ikonki email). Kliknięcie to powoduje otwarcie formularza z wypełnionym już barkodem czytelnika.

Jeśli czytelnik nie chce, aby biblioteka przetwarzała jego adres e-mail, a chce jednorazowo otrzymać za pomocą adresu email hasło do logowania w OPAC, to musi wypełnić pole Opcjonalny adres e-mail (tylko do operacji wysłania hasła).

Jeśli czytelnik nie posiada adresu email, wyżej opisana procedura spowoduje wygenerowanie raportu zawierającego dane logowania: login i jednorazowe hasło. Tak sporządzony raport bibliotekarz może wydrukować i przekazać go czytelnikowi.

Czytelnik, który zaloguje się na swoje konto przy pomocy jednorazowego hasła będzie automatycznie przekierowany do formularza zmiany hasła. Do czasu jego zmiany nie będzie mógł korzystać z innych opcji dostępnych dla czytelników.

Powiadomienia elektroniczne w systemach SowaSQL są generowane za pomocą skryptów pozwalających na wysyłanie wiadomości w formacie HTML.

Kategorie
Porady System Sowa

Przydatne drobiazgi w systemach SOWA

Zamówienia międzybiblioteczne, propozycje zakupów zbiorów dla biblioteki oraz szybkie menu kontekstowe upraszczające tworzenie kolekcji „Nowości”, to niektóre z ostatnich zmian w systemie bibliotecznym SOWA2/MARC21 oraz SowaSQL.

„Złóż zamówienie międzybiblioteczne”

Szybkie złożenie zamówienia międzybibliotecznego jest możliwe po zalogowaniu się użytkownika w katalogu internetowym biblioteki. Sporządzenie kwerendy internetowej polega na wypełnieniu i wysłaniu formularza zawierającego opis przedmiotu zamówienia oraz uwag, dostępnego w zakładce „Zamówienia” w katalogu OPAC.

Zlecenie jest automatycznie kierowane do programu katalogowania i w dalszej kolejności powinno zostać rozpatrzone przez personel biblioteki (wkrótce udostępnimy instrukcję ze szczegółowym opisem funkcjonalnym zamówienia międzybibliotecznego).

„Zaproponuj zakup bibliotekarzowi”

Propozycje zakupu zbiorów bibliotecznych są realizowane podobnie jak zamówienia międzybiblioteczne. Zalogowany użytkownik w katalogu internetowym biblioteki, ma do dyspozycji formularz dostępny w zakładce „Zamówienia” zawierający pola: Autor proponowanej pozycji; Tytuł proponowanej pozycji; Wydawca, rok wydania; Uwagi.

Wypełnienie pól oraz wysłanie propozycji zakupu w katalogu OPAC, powoduje automatyczne skierowanie zapytania do programu katalogującego i może być dalej procedowane przez bibliotekarza (wkrótce udostępnimy instrukcję ze szczegółowym opisem funkcjonalnym propozycji zakupu bibliotekarzowi).

Ekspresem do „Nowości” – menu kontekstowe

Sprawne opracowanie kolekcji „Nowości” może mieć ważny wpływ na wypożyczanie zbiorów w bibliotece, dzięki rekomendacji zbiorów, których opisy są w ten sposób wyróżniane w katalogu internetowym biblioteki. Tworzenie „Nowości” (dotychczas stosowana instrukcja) zostało znacznie uproszczone w systemie bibliotecznym SOWA, który został wzbogacony o nową funkcję w programie katalogującym – menu kontekstowe, wywoływane prawym przyciskiem myszy po kliknięciu w klatkę opisu bibliograficznego.

Wskazane menu zawiera funkcje dostępne w menu Operacja, tj. Dodaj do kolekcji „Nowości” i Usuń z kolekcji „Nowości” oraz działania dostępne w trakcie dwukliku myszą w rekord: Dodaj do kolekcji lokalnej i Usuń z kolekcji lokalnej, a także Otwórz rekord i Usuń rekord wywoływane z menu Rekord.

Dodanie do menu kontekstowego powyższych funkcji może znacząco skrócić proces budowania kolekcji w systemie bibliotecznym, dlatego zachęcając do korzystania z nowych możliwości, prosimy o tworzenie kolekcji „Nowości” i jej częstą meliorację.

Przypomnieć warto również ubiegłoroczną (sierpień 2015) funkcję w systemie bibliotecznym pozwalającą na dokonanie operacji wypożyczenie na dziś oraz wypożyczenie i zwrot, które są dostępne w programie obsługi wypożyczalni po kliknięciu w Wypożycz prawym kliknięciem myszy.

Kategorie
Porady System Sowa

Możliwości kontaktu z czytelnikiem w systemie SOWA

Czas poświęcony na obsługę użytkownika w bibliotece może zostać znacznie skrócony dzięki automatyzacji wielu procesów w systemie SOWA. Aby zapewnić właściwą komunikację z czytelnikami konieczne jest skonfigurowanie systemu tak, aby ważne komunikaty wysyłane były pocztą elektroniczną.

Przede wszystkim biblioteka powinna posiadać konta pocztowe oraz znać ich parametry, tj. adres e-mail, adres serwera i numer portu SMTP, sposób szyfrowania transmisji: SSL lub TLS, nazwę i hasło użytkownika. Oprogramowanie SOWA umożliwia bowiem korzystanie z dwóch mechanizmów wysyłania poczty elektronicznej – wbudowanego (łatwiejszy w konfiguracji) albo zewnętrznego – moduł SMAILER (duże implementacje). Rozwiązania te umożliwiają również konfigurację wielu adresów wysyłania poczty elektronicznej w systemie, np. oddzielnych dla każdej agendy (fili, placówki, oddziału).

Rodzaje wiadomości wysyłane przez system można podzielić na dwie kategorie:

Powiadomienia – wiadomości dotyczące automatycznych operacji na koncie czytelnika (np. monity). Wysyłane są zarówno na adresy e-mail czytelnika oraz na dodatkowe adresy (np. rodziców) zdefiniowane dla czytelnika. Są to:

  • Zmiana stanu zamówienia na rezerwację
  • Przypomnienie o zbiorach zarezerwowanych, a nie odebranych
  • Powiadomienie o skasowaniu nieodebranej rezerwacji
  • Powiadomienie o końcu ważności zamówienia
  • Upomnienie po przetrzymaniu dokumentu
  • Przypomnienie o upływającym terminie zwrotu
  • Powiadomienie o nowo utworzonym  haśle dostępu do konta


Potwierdzenia – wiadomości dotyczące operacji wykonywanych przez czytelnika (niekoniecznie zmieniające stan konta). Wysyłane są tylko na adresy e-mail czytelnika. Są to:

  • Potwierdzenie żądania zmiany hasła
  • Wygenerowanie nowego hasła do konta czytelnika
  • Zdalny zapis: wysyłka linka aktywacyjnego
  • Zdalny zapis: ponowna wysyłka linka aktywacyjnego
  • Zdalny zapis: potwierdzenie utworzenia konta

Ponadto w trakcie realizacji zakupu zbiorów oraz dokonywania operacji międzybibliotecznych dostępne są potwierdzenia, tj. przyjęcie, anulowanie i zakończenie realizacji zlecenia zakupu, zmiana statusu wypożyczenia międzybibliotecznego.

Możliwe jest też wysyłanie wiadomości grupowych do poszczególnych kategorii czytelników.

Kategorie
Inne

Wodzisław Śląski: 2 mln komputerowych wypożyczeń!

Na śląsku nie brakuje interesujących bibliotek publicznych, które dzięki niekonwencjonalnym działaniom i olbrzymiemu zaangażowaniu bibliotekarzy służą czytelnikom i wciąż przyciągają wielbicieli literatury nawet z odległych stron. Jedną z takich książnic jest Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna w Wodzisławiu Śląskim, która jest najstarszą instytucją upowszechniania kultury w mieście.

Biblioteka jest jedyną instytucją kultury świadczącą bezpłatne usługi informacyjne i czytelnicze dla mieszkańców, znajdującego się niedaleko granicy z Czechami, Wodzisławia Śląskiego i powiatu. Jest instytucją otwartą na czytelnika z wolnym dostępem do półek. Prowadzi też działalność informacyjno-bibliograficzną. Od wielu lat wielokrotnie zajmowała czołowe miejsce w tzw. indeksie aktywności bibliotek w województwie (ostatnio w 2003 r. wśród placówek miast od 50 tys. do 100 tys. mieszkańców).

Prócz książek i czasopism, książnica w swojej ofercie posiada zbiory audiowizualne (20460 szt.), wśród których największą ilość stanowią płyty CD i DVD (6702), płyty gramofonowe (5957), taśmy magnetofonowe (4742) oraz inne dokumenty, tj. książki audio, książki mówione, nuty, przeźrocza (3059). Zbiory te, z dużą szczegółowością opisu są wprowadzone do elektronicznego katalogu w systemie SOWA.

W latach dziewięćdziesiątych, działalność Biblioteki w nowej strukturze samorządu lokalnego przyniosła korzystne zmiany. W 1992 roku zakupiono program „System Informacji Bibliotecznej” oparty na strukturze DOS, w którym stopniowo tworzono bazę danych. Następnie wdrożono system biblioteczny SOWA. Od tego czasu minęło 20 lat, w trakcie których bibliotekarze automatyzowali warsztat swojej pracy.

Imponująco przedstawia się statystyka 17-letniej elektronicznej obsługi czytelników w systemie SOWA, która mogłaby posłużyć do przeprowadzania rozmaitych badań czytelniczych.

Wypożyczenia w MiPBP w Wodzisławiu Śląskim rejestrowane są komputerowo od 1 stycznia 1995, a ich liczba w bazie komputerowej wynosi 2 214 112. Ilość odwiedzin czytelników w bazie wynosi 870 330. Można zatem stwierdzić, że jest to jedna z nielicznych bibliotek publicznych w kraju posiadająca tak długie i bogate doświadczenia w  kwestii komputeryzacji.

W ubiegłym roku, bibliotekarze w centrali i w filiach bibliotecznych zarejestrowali komputerowo prawie 12 tys. czytelników. Wypożyczono 230 tys. książek na zewnątrz i ponad 11 tys. na miejscu. Zarejestrowano też niemal 18 tys. wypożyczeń zbiorów audiowizualnych.

Gratulujemy Pani Dyrektor Ewie Wrożynie-Chałupskiej i całemu zespołowi bibliotekarzy, którzy z profesjonalnym zaangażowaniem służą czytelnikom. Wszystkich miłośników literatury oraz samych bibliotekarzy zachęcamy do odwiedzin biblioteki oraz strony WWW.