Czas poświęcony na obsługę użytkownika w bibliotece może zostać znacznie skrócony dzięki automatyzacji wielu procesów w systemie SOWA. Aby zapewnić właściwą komunikację z czytelnikami konieczne jest skonfigurowanie systemu tak, aby ważne komunikaty wysyłane były pocztą elektroniczną.
Przede wszystkim biblioteka powinna posiadać konta pocztowe oraz znać ich parametry, tj. adres e-mail, adres serwera i numer portu SMTP, sposób szyfrowania transmisji: SSL lub TLS, nazwę i hasło użytkownika. Oprogramowanie SOWA umożliwia bowiem korzystanie z dwóch mechanizmów wysyłania poczty elektronicznej – wbudowanego (łatwiejszy w konfiguracji) albo zewnętrznego – moduł SMAILER (duże implementacje). Rozwiązania te umożliwiają również konfigurację wielu adresów wysyłania poczty elektronicznej w systemie, np. oddzielnych dla każdej agendy (fili, placówki, oddziału).
Rodzaje wiadomości wysyłane przez system można podzielić na dwie kategorie:
Powiadomienia – wiadomości dotyczące automatycznych operacji na koncie czytelnika (np. monity). Wysyłane są zarówno na adresy e-mail czytelnika oraz na dodatkowe adresy (np. rodziców) zdefiniowane dla czytelnika. Są to:
- Zmiana stanu zamówienia na rezerwację
- Przypomnienie o zbiorach zarezerwowanych, a nie odebranych
- Powiadomienie o skasowaniu nieodebranej rezerwacji
- Powiadomienie o końcu ważności zamówienia
- Upomnienie po przetrzymaniu dokumentu
- Przypomnienie o upływającym terminie zwrotu
- Powiadomienie o nowo utworzonym haśle dostępu do konta
Potwierdzenia – wiadomości dotyczące operacji wykonywanych przez czytelnika (niekoniecznie zmieniające stan konta). Wysyłane są tylko na adresy e-mail czytelnika. Są to:
- Potwierdzenie żądania zmiany hasła
- Wygenerowanie nowego hasła do konta czytelnika
- Zdalny zapis: wysyłka linka aktywacyjnego
- Zdalny zapis: ponowna wysyłka linka aktywacyjnego
- Zdalny zapis: potwierdzenie utworzenia konta
Ponadto w trakcie realizacji zakupu zbiorów oraz dokonywania operacji międzybibliotecznych dostępne są potwierdzenia, tj. przyjęcie, anulowanie i zakończenie realizacji zlecenia zakupu, zmiana statusu wypożyczenia międzybibliotecznego.
Możliwe jest też wysyłanie wiadomości grupowych do poszczególnych kategorii czytelników.