Tag: e-mail

Kategorie
Porady

Wstrzymanie powiadomień i naliczania opłat

W związku ze zmianami w funkcjonowaniu instytucji oświatowych i kulturalnych, których skutkiem jest zawieszenie działalności bibliotek, przypominamy o funkcjonalności w systemie SowaSQL, która pozwala na planowanie zamknięcia bibliotek dla czytelników.

Funkcjonalność dostępna jest dla pracowników z uprawnieniami obsługi wypożyczalni. Umożliwia im wyłączenie niektórych funkcji związanych z obsługą czytelników w placówkach do których mają uprawnienia.

Operacja dostępna jest obecnie dla bibliotek pracujących w usłudze hostingu i będzie sukcesywnie udostępniana dla bibliotek objętych polisą serwisową, które wykorzystują system z własnych serwerów.

Jest ona dostępna w programie wypożyczalni w menu:
Operacja -> Administrowanie -> Zaplanuj zamknięcie agendy
W kliencie zintegrowanym: Operacje -> Operacje obsługi wypożyczeń -> Administrowanie -> Zaplanuj zamknięcie agendy

Funkcjonalność pozwala zaplanować działania w sytuacji, gdy biblioteka wstrzymuje wypożyczenia i zwroty. Po jej uruchomieniu system Sowa:
• nie będzie naliczać opłat oraz wysyłać przypomnień i powiadomień (e-mail/SMS) dotyczących wypożyczonych materiałów,
• blokuje funkcje samodzielnego rezerwowania i zamawiania materiałów bibliotecznych w OPAC,
• wyświetla komunikat informujący o przyczynie niedostępności książek w OPAC.

Prace bibliotekarzy w systemie Sowa nie są blokowane.

UWAGA: Opisana funkcjonalność została zmodyfikowana i poszerzona o nowe możliwości: https://konsorcjum.sowa.pl/2020/05/06/planowe-zamkniecie-bibliotek/

Kategorie
System Sowa

5 milionów powiadomień z systemu Sowa

CC0 1.0 Universal (CC0 1.0)

Systemy Sowa oferują możliwość automatycznego wysyłania elektronicznych powiadomień do czytelników. Korzystają z tego dziesiątki tysięcy użytkowników bibliotek dziennie. Wysyłane są też potwierdzenia na konta mailowe oraz wiadomości SMS. Jaka jest rzeczywista liczba wiadomości, które  otrzymują  użytkownicy bibliotek? Postanowiliśmy to sprawdzić.

W 2019 roku systemy biblioteczne SowaSQL, funkcjonujące w usłudze hostingu, automatycznie wygenerowały 5 758 810 wiadomości, które wysyłano na konta mailowe. Dziennie to ponad 15 tys. powiadomień rozesłanych ze zdalnych serwerów Sokrates-software od różnych operatorów. To nie wszystko. Z domeny sowa.pl, a więc od tych bibliotek, które nie posiadają operatora lub u których wystąpiły trudności techniczne związane np. limitami wysłanych maili, w 2019 roku odnotowano 1 212 802 wysyłanych wiadomości.

Lubicie otrzymywać powiadomienia od Sowy?

W systemie Sowa, czas poświęcony na obsługę użytkownika w bibliotece, może zostać znacznie skrócony dzięki automatyzacji wielu procesów.

Wiadomości wysyłane przez oprogramowanie SowaSQL można podzielić na dwie kategorie:

Powiadomienia – wiadomości dotyczące automatycznych operacji na koncie czytelnika (np. monity). Wysyłane są zarówno na adresy mailowe czytelników oraz na dodatkowe adresy, np. rodziców. Są to informacje dotyczące:

  • Zmiany stanu zamówienia na rezerwację
  • Przypomnienie o zbiorach zarezerwowanych, a nie odebranych
  • Powiadomienie o skasowaniu nieodebranej rezerwacji
  • Powiadomienie o końcu ważności zamówienia
  • Upomnienie po przetrzymaniu dokumentu
  • Przypomnienie o upływającym terminie zwrotu
  • Powiadomienie o nowo utworzonym haśle dostępu do konta

Potwierdzenia – wiadomości dotyczące operacji wykonywanych przez czytelnika (niekoniecznie zmieniające stan konta). Wysyłane są tylko na adresy mailowe czytelników. Są to:

  • Potwierdzenie żądania zmiany hasła
  • Wygenerowanie nowego hasła do konta czytelnika
  • Dla zdalnego zapisu:
    • wysłanie linku aktywacyjnego
    • ponowne wysłanie linku aktywacyjnego
    • potwierdzenie utworzenia konta

Systemy Sowa w trakcie realizacji zakupu zbiorów oraz dokonywania operacji międzybibliotecznych udostępniają również inne potwierdzenia, tj. przyjęcie, anulowanie i zakończenie realizacji zlecenia zakupu, zmiana statusu wypożyczenia międzybibliotecznego.

@ KBP

Kategorie
System Sowa

Formatowanie wiadomości e-mail w HTML

Informujemy o możliwości wysyłania wiadomości e-mail w formacie HTML. Do tej pory system SOWA wysyłał wiadomości zawierające jedynie znaki (zwykły tekst). Nie można było zmienić czcionki, rozmiaru tekstu oraz formatować wiadomości przez dodanie tła lub grafiki (np. loga biblioteki).

HTML, który jest stosowany do tworzenia stron sieci Web, pozwala uatrakcyjnić treść wiadomości. Dzięki niemu można dostosować wiadomość e-mail do tradycyjnych dokumentów bibliotecznych lub szaty graficznej strony WWW (kolory, czcionki, listy punktowane itp.). Do skonfigurowania „formatowania wiadomości w HTML” służy parametr bazy czytelników ustawiany odpowiednią komendą w programie Administratora, który należy wywołać i uzupełnić używając dowolnego kodu HTML (domyślne style CSS są puste).

Biblioteką, która jako pierwsza uruchomiła możliwość formatowania wiadomości e-mail w HTML, jest MBP w Olsztynie.

Kategorie
Porady System Sowa

Możliwości kontaktu z czytelnikiem w systemie SOWA

Czas poświęcony na obsługę użytkownika w bibliotece może zostać znacznie skrócony dzięki automatyzacji wielu procesów w systemie SOWA. Aby zapewnić właściwą komunikację z czytelnikami konieczne jest skonfigurowanie systemu tak, aby ważne komunikaty wysyłane były pocztą elektroniczną.

Przede wszystkim biblioteka powinna posiadać konta pocztowe oraz znać ich parametry, tj. adres e-mail, adres serwera i numer portu SMTP, sposób szyfrowania transmisji: SSL lub TLS, nazwę i hasło użytkownika. Oprogramowanie SOWA umożliwia bowiem korzystanie z dwóch mechanizmów wysyłania poczty elektronicznej – wbudowanego (łatwiejszy w konfiguracji) albo zewnętrznego – moduł SMAILER (duże implementacje). Rozwiązania te umożliwiają również konfigurację wielu adresów wysyłania poczty elektronicznej w systemie, np. oddzielnych dla każdej agendy (fili, placówki, oddziału).

Rodzaje wiadomości wysyłane przez system można podzielić na dwie kategorie:

Powiadomienia – wiadomości dotyczące automatycznych operacji na koncie czytelnika (np. monity). Wysyłane są zarówno na adresy e-mail czytelnika oraz na dodatkowe adresy (np. rodziców) zdefiniowane dla czytelnika. Są to:

  • Zmiana stanu zamówienia na rezerwację
  • Przypomnienie o zbiorach zarezerwowanych, a nie odebranych
  • Powiadomienie o skasowaniu nieodebranej rezerwacji
  • Powiadomienie o końcu ważności zamówienia
  • Upomnienie po przetrzymaniu dokumentu
  • Przypomnienie o upływającym terminie zwrotu
  • Powiadomienie o nowo utworzonym  haśle dostępu do konta


Potwierdzenia – wiadomości dotyczące operacji wykonywanych przez czytelnika (niekoniecznie zmieniające stan konta). Wysyłane są tylko na adresy e-mail czytelnika. Są to:

  • Potwierdzenie żądania zmiany hasła
  • Wygenerowanie nowego hasła do konta czytelnika
  • Zdalny zapis: wysyłka linka aktywacyjnego
  • Zdalny zapis: ponowna wysyłka linka aktywacyjnego
  • Zdalny zapis: potwierdzenie utworzenia konta

Ponadto w trakcie realizacji zakupu zbiorów oraz dokonywania operacji międzybibliotecznych dostępne są potwierdzenia, tj. przyjęcie, anulowanie i zakończenie realizacji zlecenia zakupu, zmiana statusu wypożyczenia międzybibliotecznego.

Możliwe jest też wysyłanie wiadomości grupowych do poszczególnych kategorii czytelników.

Kategorie
Porady

Usługi SMS i e-mail dla czytelników koneckiej biblioteki

Konecka biblioteka wychodzi naprzeciw oczekiwaniom czytelników i uruchomia nowe usługi w systemie bibliotecznym. Zapraszamy do obejrzenia i wysłuchania wywiadu z Dyrektorem Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy Końskie – Panem Dariuszem Kowalczykiem: