Kategorie
System Sowa

5 milionów powiadomień z systemu Sowa

CC0 1.0 Universal (CC0 1.0)

Systemy Sowa oferują możliwość automatycznego wysyłania elektronicznych powiadomień do czytelników. Korzystają z tego dziesiątki tysięcy użytkowników bibliotek dziennie. Wysyłane są też potwierdzenia na konta mailowe oraz wiadomości SMS. Jaka jest rzeczywista liczba wiadomości, które  otrzymują  użytkownicy bibliotek? Postanowiliśmy to sprawdzić.

W 2019 roku systemy biblioteczne SowaSQL, funkcjonujące w usłudze hostingu, automatycznie wygenerowały 5 758 810 wiadomości, które wysyłano na konta mailowe. Dziennie to ponad 15 tys. powiadomień rozesłanych ze zdalnych serwerów Sokrates-software od różnych operatorów. To nie wszystko. Z domeny sowa.pl, a więc od tych bibliotek, które nie posiadają operatora lub u których wystąpiły trudności techniczne związane np. limitami wysłanych maili, w 2019 roku odnotowano 1 212 802 wysyłanych wiadomości.

Lubicie otrzymywać powiadomienia od Sowy?

W systemie Sowa, czas poświęcony na obsługę użytkownika w bibliotece, może zostać znacznie skrócony dzięki automatyzacji wielu procesów.

Wiadomości wysyłane przez oprogramowanie SowaSQL można podzielić na dwie kategorie:

Powiadomienia – wiadomości dotyczące automatycznych operacji na koncie czytelnika (np. monity). Wysyłane są zarówno na adresy mailowe czytelników oraz na dodatkowe adresy, np. rodziców. Są to informacje dotyczące:

  • Zmiany stanu zamówienia na rezerwację
  • Przypomnienie o zbiorach zarezerwowanych, a nie odebranych
  • Powiadomienie o skasowaniu nieodebranej rezerwacji
  • Powiadomienie o końcu ważności zamówienia
  • Upomnienie po przetrzymaniu dokumentu
  • Przypomnienie o upływającym terminie zwrotu
  • Powiadomienie o nowo utworzonym haśle dostępu do konta

Potwierdzenia – wiadomości dotyczące operacji wykonywanych przez czytelnika (niekoniecznie zmieniające stan konta). Wysyłane są tylko na adresy mailowe czytelników. Są to:

  • Potwierdzenie żądania zmiany hasła
  • Wygenerowanie nowego hasła do konta czytelnika
  • Dla zdalnego zapisu:
    • wysłanie linku aktywacyjnego
    • ponowne wysłanie linku aktywacyjnego
    • potwierdzenie utworzenia konta

Systemy Sowa w trakcie realizacji zakupu zbiorów oraz dokonywania operacji międzybibliotecznych udostępniają również inne potwierdzenia, tj. przyjęcie, anulowanie i zakończenie realizacji zlecenia zakupu, zmiana statusu wypożyczenia międzybibliotecznego.

@ KBP

Kategorie
Porady System Sowa

Wiadomości SMS w Białej Podlaskiej

Informujemy, że w systemie SOWA2/MARC21 została uruchomiona usługa powiadamiania za pomocą wiadomości SMS. Pierwszą biblioteką, która włączyła system smsowego powiadamiania czytelników jest MBP w Białej Podlaskiej, która rozpoczęła testowanie usługi w połowie maja 2013 roku, a oficjalnie ją uruchomiła 1 czerwca.

Włączenie smsów w SOWIE jest dość proste, ale wiąże się z kosztami, które biblioteka musi ponieść w wysokości oferowanej przez wskazanego operatora bramki SMS (moduł w systemie bibliotecznym jest jednak darmowy). Wystarczy jednak założyć konto u wybranego dostawcy usług mobilnych, a następnie wybrać odpowiednią opcję z dostępnych ofert: pre-paid, post-paid albo abonament. W dalszej kolejności firma SOKRATES-software przeprowadza instalację i konfigurację modułu SMAILER, odpowiedzialnego za wysyłanie powiadomień SMS. Biblioteka musi jedynie dostarczyć dane zarejestrowane na stronie WWW operatora bramki SMS (nazwa użytkownika i hasło do API). Następnie administrator systemu konfiguruje parametry systemu SOWA2/MARC21, które określą dla jakich powiadomień i o jakiej treści wiadomości SMS będą wysyłane (niezależnie od email). Czytelnik musi jeszcze zgłosić swój numer do powiadomień w wypożyczalni (pracownik biblioteki wprowadza go na formularzu czytelnika do pola Telefon do powiadomień SMS).

System SOWA może wysłać aż 7 różnych powiadomień dla czytelników. W przypadku książki dotyczy to:

– prośby o odbiór zarezerwowanej książki,
– informacji o zmianie zamówionej książki na jej rezerwację,
– informacji o skasowaniu przez bibliotekarza nieodebranej książki,
– upomnienia w sprawie przetrzymanej książki,
– przypomnienia o zbliżającym się terminie zwrotu książki,
– przypomnienia o nieodebranej rezerwacji książki,
– przypomnienia o kończącym się terminie zamówienia książki.

Możliwy jest wybór poszczególnych powiadomień oraz ograniczenie wysyłania smsów z wybranych agend biblioteki. Warto przypomnieć, że system SOWA został tak skonfigurowany, aby wiadomości SMS nie przychodziły w nocy, a jedynie w ciągu dnia.

W Miejskiej Bibliotece Publicznej, która tworzy klaster bibliotek bialskich, usługa wysyłania smsów została bardzo dobrze przyjęta. Dariusz Nowak, który jest odpowiedzialny za komputeryzację biblioteki twierdzi, że „najbardziej ucieszyli się ci, którzy nie posiadają adresu e-mail lub odbierają pocztę nieregularnie. Posiadając telefon przy sobie natychmiast otrzymują powiadomienie i mogą np. odebrać książkę z biblioteki”. Biblioteka skorzystała z powiadomień sms o treści „książka do odbioru…”, „skasowanie nieodebranej rezerwacji…” oraz „kończy się termin ważności zamówienia…”. Dariusz Nowak twierdzi, że z przeprowadzonych analiz wynika, że „oprócz powyższych komunikatów najbardziej pożądanym przez czytelników jest komunikat o zbliżającym się terminie zwrotu książki. Na dzień dzisiejszy takie powiadomienie nie jest włączone ze względu na trudne do oszacowania ilości wysyłanych smsów z tym powiadomieniem, a co za tym idzie dodatkowych generowanych kosztów”.

Warto przypomnieć, że bialska biblioteka publiczna jest jedną z najnowocześniejszych bibliotek w kraju. Od 2012 roku w strukturach MBP funkcjonuje MulticentrumBiblioteka Barwna, skierowana do najmłodszych czytelników i młodzieży. Dzięki finansowemu wsparciu z Unii Europejskiej oraz władz samorządowych miasta i województwa narodził się innowacyjny model „propagowania barwnej strony życia, którą mogą zapewnić książki i różnorodne media”.  Gratulujemy Pani Teresie Stasiuk-Karaś, dyrektor biblioteki oraz wszystkim bibliotekarzom z MBP – pionierskich i innowacyjnych rozwiązań w bibliotece.

Kategorie
Porady System Sowa

Możliwości kontaktu z czytelnikiem w systemie SOWA

Czas poświęcony na obsługę użytkownika w bibliotece może zostać znacznie skrócony dzięki automatyzacji wielu procesów w systemie SOWA. Aby zapewnić właściwą komunikację z czytelnikami konieczne jest skonfigurowanie systemu tak, aby ważne komunikaty wysyłane były pocztą elektroniczną.

Przede wszystkim biblioteka powinna posiadać konta pocztowe oraz znać ich parametry, tj. adres e-mail, adres serwera i numer portu SMTP, sposób szyfrowania transmisji: SSL lub TLS, nazwę i hasło użytkownika. Oprogramowanie SOWA umożliwia bowiem korzystanie z dwóch mechanizmów wysyłania poczty elektronicznej – wbudowanego (łatwiejszy w konfiguracji) albo zewnętrznego – moduł SMAILER (duże implementacje). Rozwiązania te umożliwiają również konfigurację wielu adresów wysyłania poczty elektronicznej w systemie, np. oddzielnych dla każdej agendy (fili, placówki, oddziału).

Rodzaje wiadomości wysyłane przez system można podzielić na dwie kategorie:

Powiadomienia – wiadomości dotyczące automatycznych operacji na koncie czytelnika (np. monity). Wysyłane są zarówno na adresy e-mail czytelnika oraz na dodatkowe adresy (np. rodziców) zdefiniowane dla czytelnika. Są to:

  • Zmiana stanu zamówienia na rezerwację
  • Przypomnienie o zbiorach zarezerwowanych, a nie odebranych
  • Powiadomienie o skasowaniu nieodebranej rezerwacji
  • Powiadomienie o końcu ważności zamówienia
  • Upomnienie po przetrzymaniu dokumentu
  • Przypomnienie o upływającym terminie zwrotu
  • Powiadomienie o nowo utworzonym  haśle dostępu do konta


Potwierdzenia – wiadomości dotyczące operacji wykonywanych przez czytelnika (niekoniecznie zmieniające stan konta). Wysyłane są tylko na adresy e-mail czytelnika. Są to:

  • Potwierdzenie żądania zmiany hasła
  • Wygenerowanie nowego hasła do konta czytelnika
  • Zdalny zapis: wysyłka linka aktywacyjnego
  • Zdalny zapis: ponowna wysyłka linka aktywacyjnego
  • Zdalny zapis: potwierdzenie utworzenia konta

Ponadto w trakcie realizacji zakupu zbiorów oraz dokonywania operacji międzybibliotecznych dostępne są potwierdzenia, tj. przyjęcie, anulowanie i zakończenie realizacji zlecenia zakupu, zmiana statusu wypożyczenia międzybibliotecznego.

Możliwe jest też wysyłanie wiadomości grupowych do poszczególnych kategorii czytelników.

Kategorie
Porady

Usługi SMS i e-mail dla czytelników koneckiej biblioteki

Konecka biblioteka wychodzi naprzeciw oczekiwaniom czytelników i uruchomia nowe usługi w systemie bibliotecznym. Zapraszamy do obejrzenia i wysłuchania wywiadu z Dyrektorem Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy Końskie – Panem Dariuszem Kowalczykiem: