Systemy Sowa oferują możliwość automatycznego wysyłania elektronicznych powiadomień do czytelników. Korzystają z tego dziesiątki tysięcy użytkowników bibliotek dziennie. Wysyłane są też potwierdzenia na konta mailowe oraz wiadomości SMS. Jaka jest rzeczywista liczba wiadomości, które otrzymują użytkownicy bibliotek? Postanowiliśmy to sprawdzić.
W 2019 roku systemy biblioteczne SowaSQL, funkcjonujące w usłudze hostingu, automatycznie wygenerowały 5 758 810 wiadomości, które wysyłano na konta mailowe. Dziennie to ponad 15 tys. powiadomień rozesłanych ze zdalnych serwerów Sokrates-software od różnych operatorów. To nie wszystko. Z domeny sowa.pl, a więc od tych bibliotek, które nie posiadają operatora lub u których wystąpiły trudności techniczne związane np. limitami wysłanych maili, w 2019 roku odnotowano 1 212 802 wysyłanych wiadomości.
W systemie Sowa, czas poświęcony na obsługę użytkownika w bibliotece, może zostać znacznie skrócony dzięki automatyzacji wielu procesów.
Wiadomości wysyłane przez oprogramowanie SowaSQL można podzielić na dwie kategorie:
Powiadomienia – wiadomości dotyczące automatycznych operacji na koncie czytelnika (np. monity). Wysyłane są zarówno na adresy mailowe czytelników oraz na dodatkowe adresy, np. rodziców. Są to informacje dotyczące:
- Zmiany stanu zamówienia na rezerwację
- Przypomnienie o zbiorach zarezerwowanych, a nie odebranych
- Powiadomienie o skasowaniu nieodebranej rezerwacji
- Powiadomienie o końcu ważności zamówienia
- Upomnienie po przetrzymaniu dokumentu
- Przypomnienie o upływającym terminie zwrotu
- Powiadomienie o nowo utworzonym haśle dostępu do konta
Potwierdzenia – wiadomości dotyczące operacji wykonywanych przez czytelnika (niekoniecznie zmieniające stan konta). Wysyłane są tylko na adresy mailowe czytelników. Są to:
- Potwierdzenie żądania zmiany hasła
- Wygenerowanie nowego hasła do konta czytelnika
- Dla zdalnego zapisu:
- wysłanie linku aktywacyjnego
- ponowne wysłanie linku aktywacyjnego
- potwierdzenie utworzenia konta
Systemy Sowa w trakcie realizacji zakupu zbiorów oraz dokonywania operacji międzybibliotecznych udostępniają również inne potwierdzenia, tj. przyjęcie, anulowanie i zakończenie realizacji zlecenia zakupu, zmiana statusu wypożyczenia międzybibliotecznego.
