Szybkie tempo zmian w katalogach bibliotek powoduje konieczność grupowej modyfikacji rekordów bibliograficznych. Zmiany te są istotne z dwóch powodów. Po pierwsze dla prezentacji danych bibliograficznych, a po drugie dla właściwego ich zaszeregowania w katalogu.
Z myślą o tym w systemie bibliotecznym SOWA dodano możliwość globalnego uzupełniania rekordów w katalogu o metadane deskryptywne na podstawie słowników BN. Są to pola: 380, 385, 386, 388, 600, 648, 655 oraz 658. Dodanie odpowiedniego deskryptora może być realizowane dla pojedynczego rekordu (bieżący rekord) lub grupy rekordów utworzonej w ramach kolekcji lokalnej, np. zbiory audiowizualne. Wykonanie operacji realizuje się z menu Operacja — Deskryptory BN — Ustaw deskryptor…
Szczególnie istotne jest przydzielanie danych bibliograficznych do pól 380 (deskryptory formalne), które wpływa na zmianę notacji w polu LDR oraz likwiduje pole 245/h. Pole to zgodnie z aktualnymi zasadami opracowania zbiorów nie powinno już być uzupełniane. Uzupełnienie deskryptora w polu 380 wskazującego na fizyczną przynależność dzieła (nośnik) odpowiada za właściwe wygenerowanie ikonki prezentowanej w katalogu OPAC i na żądanie w systemie bibliotecznym.
Grupowe przydzielanie deskryptorów do rekordów w systemie SOWA jest działaniem wymagającym rozwagi, dlatego zainteresowanych dokonywaniem globalnych operacji na danych zapraszamy do kontaktu (e-mail, telefon) lub zgłoszeniem uwag na portalu wsparcia http://wsparcie.sowasql.pl
Bibliotekarzy zainteresowanych otrzymaniem szczegółowej instrukcji zawierającej informacje o grupowym dodawaniu deskryptorów prosimy o kontakt mailowy.